Algemene Voorwaarden Opstellen

Hier lees je alles over het opstellen van professionele algemene voorwaarden. We geven je tips, een stappenplan en hulpbronnen om zelf algemene voorwaarden op te stellen en te downloaden.

Wil je direct beginnen met het opstellen, kies dan hier (via onze partner Juridox) het document met algemene voorwaarden dat aansluit bij jouw onderneming.

Waarom algemene voorwaarden opstellen?

Steeds meer mensen beginnen voor zichzelf en starten een eenmanszaak. Als je als zzp-er voor jezelf begint, kun je in aanraking komen met ontevreden klanten. Het is dan belangrijk om je goed in te dekken tegen juridische kwesties.

Waarom algemene voorwaarden opstellenWat doe je bijvoorbeeld, als iemand niet tevreden is met het product? Of als je als webdeveloper met eenmanszaak een website oplevert, die vervolgens niet wordt betaald? De financiële gevolgen kunnen dan groot zijn. Dergelijke zaken kun je regelen in de algemene voorwaarden.

Let wel: het is geen wettelijke verplichting om gebruik te maken van algemene voorwaarden. Toch is het vaak voor iedere website eigenaar erg handig dit wel te doen.

Een aantal zaken mogen absoluut niet ontbreken in de algemene voorwaarden. Belangrijk om te weten is dat algemene voorwaarden niet hetzelfde zijn als een algemene volmacht.

Wat zijn algemene voorwaarden precies?

Algemene voorwaarden zijn afspraken die je als ondernemer maakt tussen jou en de klant of opdrachtgever. Bijvoorbeeld over welk betalingstermijn er wordt gehanteerd, wie er aansprakelijk is bij eventuele problemen en hoe je eventuele reparaties afhandelt.

De algemene voorwaarden dien je van tevoren al kenbaar te maken. Daarom is het handig om de algemene voorwaarden mee te sturen wanneer je een offerte verstuurt.

De tegenpartij dient de voorwaarden altijd aandachtig door te lezen. Daarom kun je ervoor kiezen om de algemene voorwaarden apart te laten ondertekenen. Ze dienen ervoor om jou als ondernemer te behoeden voor de grootste risico’s van het ondernemerschap.

Is er gevoelige informatie in het spel? Dan is het verstandig om additioneel samen een NDA (geheimhoudingsverklaring) op te stellen en te tekenen.

Zaken die niet in de algemene voorwaarden mogen ontbreken

Er zijn bepaalde zaken die niet mogen ontbreken bij het algemene voorwaarden opstellen.

De specifieke inhoud van de algemene voorwaarden afhankelijk van de branche waarin je zaken doet. Als webhoster heb je mogelijk met andere zaken te maken dan het geval je een softwareontwikkelaar of webdesigner bent.

Opstellen per branche

Op het internet is er doorgaans wel een voorbeeld van algemene voorwaarden te vinden, maar het is raadzaam daarmee op te passen.

Het is zeker niet aan te raden om klakkeloos de voorwaarden van een bestaand bedrijf of concurrent te kopiëren te plakken.

Sommige voorwaarden kunnen immers niet op jouw bedrijf van toepassing zijn. De algemene voorwaarden moeten de lading dekken. Daarom zijn er tegenwoordig ook bureaus die op maat algemene voorwaarden maken.

Er zijn vaak in iedere branche voorbeelden van algemene voorwaarden te vinden, maar ze dienen wel gespecificeerd te worden voor jouw bedrijf.

Algemene voorwaarden laten opstellen

Bij het standaard algemene voorwaarden laten opstellen, kun je een juridisch bureau in de arm nemen. Speciaal voor ondernemers die bijvoorbeeld een hostingbedrijf, ICT-bedrijf of webwinkel hebben, zijn er goedkoop formulieren te vinden die men zelf bij kan stellen.

Daarbij wordt ook ingegaan op de manier waarop je zakendoet. Als webshop kun je immers b2b en b2c zakendoen. De algemene voorwaarden verschillen dan per branche. Het opstellen doe je in 3 stappen:

Stap 1: kies het juiste document

De eerste stap is om het juiste document betreft de algemene voorwaarden te kiezen. Bijvoorbeeld voor een hostingbedrijf, ICT-bedrijf, webdesigner, webdevelopers, webwinkels of de verkoop van ICT-diensten.

Stap 2: vul de juiste zakelijke informatie in

Zoals we al stelden: niet alle algemene voorwaarden zijn altijd hetzelfde. Daarom dien je zelf nog wat zakelijke informatie in te vullen. Dat gaat verder dan wat adresgegevens.

Om tot goede algemene voorwaarden te komen, dien je bijvoorbeeld aan te geven welke werkzaamheden je verricht. Is er sprake van een hostingbedrijf dat webdiensten aanbiedt, een ICT-bedrijf die hardware en software configureert en installeert of is er sprake van een andere vorm van dienstverlening?

Bovendien zijn er bedrijven die offertes uitbrengen met een geldigheidsduur van veertien dagen, terwijl andere branches gebruikmaken van een looptijd van dertig dagen.

Hoe gaat de opdrachtgever akkoord met de werkzaamheden? In sommige gevallen kan een informeel akkoord per e-mail al volstaan, maar meestal vereist een bedrijf tenminste een (digitale) handtekening op het document. Zo sta je in geval van problemen sterker.

De volgende zaken worden in de algemene voorwaarden standaard behandeld, ongeacht welk bedrijf je hebt:

  • Offerte en akkoord
  • Aard van de werkzaamheden
  • Levering en opzegging
  • Intellectueel eigendom
  • Prijzen en betaling
  • De bedrijfsgegevens

Stap 3: document downloaden

Alvorens je de algemene voorwaarden kunt downloaden, dien je de vragenlijst in te vullen. Welke delen er tot de vragenlijst behoren, hebben we hierboven al deels uitgelegd. Als je alle gegevens hebt ingevoerd, worden de algemene voorwaarden volledig afgestemd op jouw bedrijf.

Uiteraard is het mogelijk dat je zakendoet met buitenlandse klanten of opdrachtgevers. Bijvoorbeeld omdat je als zelfstandig webdesigner aan de slag gaat voor een grote buitenlandse klant. Je kunt er dan ook voor kiezen om de algemene leveringsvoorwaarden in het Engels te downloaden. De kosten voor het opstellen van algemene voorwaarden zijn namelijk hetzelfde, voor zowel de Nederlandse als de Engelse taal.

Algemene voorwaarden als zzp-er opstellen

Je kunt algemene voorwaarden opstellen als zzp-er. Dat is gebruikelijk, omdat je als zelfstandig ondernemer altijd de persoon bent die verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen van het bedrijf. Het doel van de algemene voorwaarden is het voorkomen van conflicten.

Zzp-er voorwaarden

Omdat de voorwaarden algemeen zijn, gelden ze in de meeste gevallen voor iedere opdrachtgever. Door eenmalig algemene voorwaarden op te stellen als zzp-er, voorkom je dat je bij iedere nieuwe opdracht steeds weer opnieuw moet onderhandelen.

Als zzp-er kan het je behoorlijk wat tijd schelen om voorwaarden op te stellen. Bijvoorbeeld als je softwaredeveloper en zzp-er bent. Als softwareontwikkelaar kun je je tijd dan steken in wat je het liefste doet: het ontwikkelen van software.

Het is voor zzp-ers niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren, maar het is wel handig. Zo weet zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer wat zijn of haar rechten en plichten zijn.

Zelf opstellen is uiteraard een mogelijkheid, maar het is belangrijk dat de inhoud juridisch steekhoudend is. Dat wil zeggen: de algemene voorwaarden moeten voor de rechter stand kunnen houden. Er mogen dus geen twijfelachtige voorwaarden in zijn opgenomen.

Algemene voorwaarden voor webshop opmaken

Voor de inhoud van de algemene voorwaarden geldt dat er voor een webshop andere voorwaarden van kracht zijn. Er wordt immers meer gekeken naar hoe de webshop haar activiteiten uitvoert.

Webshop algemene voorwaarden

Bij het algemene voorwaarden opstellen voor je webshop moet er in ieder geval besproken worden hoe de klant kan betalen, wat de rechten en plichten van de klant zijn, evenals de rechten en plichten van de webshop.

Als de klant online een product bestelt, wat mag hij dan verwachten? Bevalt het product niet, dan moet er sprake zijn van een redelijk retourtermijn.

Ook moet de garantie van een product besproken worden. Daarbij wordt ingegaan wat de voorwaarde is om een product kosteloos te kunnen retourneren. Daarom is het belangrijk het juiste document bij het algemene voorwaarden kiezen aan te klikken.

Kosten voor het opstellen van algemene voorwaarden

De kosten voor het opstellen van algemene voorwaarden kunnen aanzienlijk variëren. De inhoud van de algemene voorwaarden is immers per branche verschillend. In het geval van een eenvoudige webwinkel kun je ervan uit gaan dat de kosten rond de €45 liggen.

Doe je ook zaken met buitenlandse klanten, dan kun je ervoor kiezen de voorwaarden in zowel het Nederlands als het Engels te betalen. Je betaalt dan 2x €45 = €90.

Voor een ICT-bedrijf of, webdesigner of webdeveloper liggen de kosten hoger. De aanschafprijs van de algemene voorwaarden ligt dan rond de €199.

Algemene voorwaarden deponeren

Belangrijk om rekening mee te houden, is dat je ook de kosten voor het deponeren van de algemene voorwaarden mee moet rekenen. Door algemene voorwaarden te deponeren, maak je het document rechtsgeldig.

Algemene voorwaarden deponeren is mogelijk bij de Kamer van Koophandel (KVK). Dit document geldt dan als bewijs. Ontstaat er discussie over de voorwaarden, dan kan de KVK het document tonen zoals deze is ingediend.

Deponeren voorwaarden

Het deponeren van de algemene voorwaarden kost €18 per document per kalenderjaar. De tarieven gelden niet alleen voor zzp-ers, maar ook voor een vof.

In het geval van de webshop met internationale klanten betaal je dan dus €36 aan de KVK. €90 + €36 = €126. De investering bedraagt €130 en voorkomt problemen achteraf.

Algemene Voorwaarden Opstellen
Waardeer dit artikel
Ben je er nog niet helemaal uit? Vergelijk hier zelf meer partijen en maak een weloverwogen keuze.