Boekhoudprogramma’s

BoekhoudprogrammaJe bent ondernemer en hebt een boekhoudprogramma nodig, maar welke kies je? We maken het graag makkelijk voor je. Vergelijk hieronder 7 populaire online boekhoudprogramma’s in een paar stappen:

  1. Bepaal jouw wensen
  2. Vergelijk programma’s
  3. Bepaal beste match
  4. Bezoek de website(s)
  5. Start gratis proeftijd

TIP: ben je starter? Kies dan een partij met een extra lange gratis proeftijd.

 e-Boekhouden.nlVisma eAccountingInformerRompslompTwinfieldExactMyfinance
e-Boekhouden.nlVisma eAccountingInformerRompslompTwinfieldExactMyFinance
Kosten p/mnd (€)€7,95 - €14,50 €9 - €25€10 - €20€5 - €15€41 - €86€39 - €99€9 - €20
Waardering9,28,78,88,46,14,28,5
Gratis proeftijd14 dagen30 dagen30 dagenBeperkt pakket30 dagen30 dagen15 dagen
Starters gratis15 maanden1 jaar4 maandenNeeNeeNeeNee
OverstappenZelf doenZelf / geregeldZelf doenZelf doenGeregeldZelf doenZelf / geregeld (€95)
HelpdeskJaJaAlleen onlineAlleen onlineJaJaAlleen online
CursusJa (gratis)Ja (€199)NeeNeeNeeJa (gratis)Nee
Boekhouder toegangJaJaJaZelfdeZelfdeJaJa
BTW aangifteJaJaJaJaJaJaJa
BankkoppelingJaJaJaJaJaJaJa
KostensoortenJaJaJaJaJaJaJa
Mobiel bankierenJaJaJaJaNeeJaNee
Bon scannen appJaJaJaJaJaJaJa

Hieronder worden de eigenschappen uit de tabel verder uitgelegd. Bepaal zelf welke voor jou belangrijk zijn:

Kosten boekhoudsoftware1. Kosten

Hoeveel gaat de software jou maandelijks kosten? Zijn deze kosten realistisch en kun je deze zonder problemen opbrengen? Een duur programma is meestal zeer uitgebreid en gericht op het MKB, en dus niet op ZZP-ers. Let er voornamelijk op of je alle functionaliteiten van een programma nodig hebt. Zo niet, dan ga je onnodig veel geld betalen. Denk ook lange termijn. Kun je het pakket uitbreiden zodra jouw onderneming groeit?

 


Waardering software2. Waardering

Wat vinden bestaande klanten van het programma en hoe waarderen ze deze op ervaringen-websites? De mening van huidige gebruikers geeft jou een goed beeld van de praktische omgang met de software. In de kolom hierboven zie je de gemiddelde waardering die bestaande klanten in het afgelopen jaar hebben geven. Deze cijfers zijn genomen van de ervaringen-website waar klanten de meeste reacties hebben gedeeld.

 


Gratis proeftijd3. Gratis proeftijd

Het uitproberen van een online boekhoudprogramma is prettig. Zo kun je na een gratis testperiode beslissen of je verder wilt of niet. Voor starters zijn er soms extra lange proeftijden. Maak hier gebruik van. Ben je geen starter dan heb je meer keus. Alle door ons vergeleken aanbieders bieden een gratis periode aan van enkele weken. Tip: Heb je veel tijd over, overweeg dan meerdere programma’s tegelijkertijd te testen. Zo ontdek je snel welke het fijnst werkt.


Overstappen boekhoudprogramma4. Overstappen

Als je al een bedrijf hebt en je naar een ander boekhoudprogramma wilt overstappen, moet ook je administratie worden overgezet. Sommige aanbieders vermelden alleen maar hoe je dit zelf kunt doen. Andere aanbieders hebben een overstapservice waar eenmalige kosten voor berekend worden. Soms wordt het gratis als extra dienstverlening gedaan. Maar het is natuurlijk wel zo gemakkelijk, als je gelijk aan de gang kunt met je administratie.


Cursus boekhoudingsoftware5. Info & cursussen

Voor de boekhoudprogramma’s die wij in dit overzicht vergelijken, vind je bij alle aanbieders een duidelijke handleiding over het programma. De meeste bieden een gratis cursus online boekhouden voor beginners via e-learning. Anderen bieden tegen betaling ook een korte cursus boekhouden op locatie aan. Daarnaast hebben ze hun website ingericht met een (grote) hoeveelheid documentatie die je bijstaat in ieder onderdeel van het programma.


Helpdesk6. Helpdesk

Vind je het prettig om af en toe aan de hand genomen te worden? Dan is een professionele helpdesk die stand-by staat een welkome zaak. Je kunt dan voor kleine en grote vraagstukken telefonisch of via e-mail of chat contact opnemen. Ben je bijvoorbeeld gewend om alles analoog te doen, dan zal een helpdesk cruciaal voor je zijn. Zeker in de opstartfase. Ben je bekend met digitale programma’s dan zul je hier minimaal gebruik van maken.

 


Boekhouder toegang7. Boekhouder toegang

Bij de keuze van het beste boekhoudprogramma in de cloud, is het belangrijk dat ook je boekhouder gemakkelijk toegang krijgt met een extra inlog. Zo kan hij/zij ook zelf in jouw administratie werken. Hierdoor kost jouw administratie minder tijd en bespaar je kosten. Zeker na ieder kwartaal wanneer de BTW aangifte gedaan moet worden. In sommige programma’s kan een boekhouder ook notities voor je achter laten.

 


BTW aangifte8. BTW aangifte

Aan het einde van ieder kwartaal moet je je BTW aangifte doen bij de belastingdienst. Alle kosten en opbrengsten verwerk je in het boekhoudprogramma. De BTW percentages (bv. 21% of 6%) worden automatisch gebruikt om jouw kwartaalaangifte te genereren die je vervolgens naar de Belastingdienst stuurt. Alle aanbieders hebben deze service geïntegreerd in hun systeemsoftware en maakt BTW aangifte doen een fluitje van een cent.


Bankkoppeling9. Bankkoppeling

Bij alle programma’s kun je de bankafschriften in je boekhouding inlezen, door met internetbankieren een bestand aan te maken en dit te importeren. Een aantal aanbieders van boekhoudprogramma’s biedt een pakket aan waarbij je bankmutaties automatisch worden ingelezen. Dit niet voor alle banken mogelijk. Zo is E-boekhouden volautomatisch verbonden met zakelijke rekeningen van de ING, ABN AMRO, RABO, Knab, bunq en Triodos maar Visma niet met Knab, bunq en Triodos. Bezoek de boekhoudsites voor de actuele koppelingen.


Kostensoorten10. Kostensoorten

Het kunnen segmenteren van kosten in verschillende categorieën is voor veel ondernemers cruciaal. Gelukkig biedt ieder besproken softwarepakket deze functionaliteit aan. Zo kun je als restauranthouder bijvoorbeeld eenvoudig de kosten van personeel separaat managen naast de inkoopkosten van eten en drinken. Op deze manier kun je je budget per kostensoort extra goed in de gaten houden.

 


Mobiel bankieren11. Mobiel bankieren

Je gehele boekhoudadministratie komt samen in de gekozen software. Deze gebruikt je standaard in je browser of gedownloade app op je computer. Aangezien we tegenwoordig graag mobiel actief zijn, bieden de meeste partijen ook een app aan waarin je al je zakelijke administratie kunt inzien. Zo kun je eenvoudig onderweg, thuis of bij de kapper kijken wat de stand van zaken in je boekhouding is.

 


Bonnen scannen12. Bonnen scannen

De meeste apps van boekhoudprogramma’s bieden de optie aan om bonnen te scannen (fotograferen) en te verwerken. Afhankelijk van de administratiesoftware, wordt deze direct voor je klaargezet in een bestand of zelfs ingeboekt. Zo kun je de bon direct wegwerken en hoef je niet op een later tijdstip tijd vrij te maken om administratie te doen. Mocht een partij dit niet aanbieden, dan zijn er tal van losse apps zoals Genius Scan die dit ook doen.


Administratie boekhoudprogrammaGoedkoopste boekhoudprogramma

Je vraag jezelf misschien af ‘wat is het duurste en goedkoopste digitaal boekhoudingprogramma voor ZZP-ers of het MKB?’ We zochten het voor je uit:

De goedkoopste aanbieder (Rompslomp) biedt een pakket aan van € 5 x 12 maanden = € 60 per jaar
Het meest uitgebreide pakket (Exact Online) komt op € 99 x 12 maanden = € 1188 per jaar

Welke type ondernemer je ook bent, het is een feit dat jouw financiële administratie op orde moet zijn.

➙ Maar waarom kun je hiervoor het beste een boekhoudprogramma gebruiken?

➙ En hoe kies je het boekhoudsysteem dat past bij jouw type bedrijf en jouw manier van werken?

Waarom een online boekhoudprogramma?

Als je financiële informatie over je bedrijf wilt vastleggen en met één computer werkt, kun je een compleet boekhoudprogramma voor ondernemers kopen. Dit is een eenmalige aanschaf en je kunt dit boekhoudprogramma vervolgens offline downloaden op je computer.

Je koopt dit boekhoudpakket online, maar het nadeel is, dat het gedownloade programma alleen op jouw eigen computer bruikbaar is. Je moet de bestanden uit het programma altijd nog doorsturen naar je boekhouder.

Tegenwoordig zijn er veel online aanbieders van boekhoudprogramma’s, waarbij je maandelijks betaalt voor het gebruik van het programma. Voordeel van een online boekhoudprogramma is, dat je thuis en op het werk kunt inloggen. Zelfs als je op de camping zit kun je met een internetverbinding of wifi zien wat de financiële stand van zaken is van jouw bedrijf.

Wat heb ik als starter nodig?

Sommige starters kiezen voor een vereenvoudigde boekhouding in Excel. Je kunt dan zelf een administratie opzetten, maar als je Btw aangifte wilt doen, is het lastiger om dat vanuit een Excel-bestand te berekenen.

Bekijk hieronder een video van starters die ervaringen delen met het doen van hun administratie.

Startende ondernemers kunnen beter beginnen met een simpel boekhoudingprogramma. Deze programma’s hebben functionaliteiten die handig zijn voor ZZP’ers met een kleine onderneming.

Facturatie organiseren

Via de meeste boekhoudprogramma’s kun je vanuit de software ook je facturatie (wiki) organiseren. Je kunt vanuit het programma je urenregistratie verwerken en eventueel de door jouw gemaakte kilometers vermelden.

Met een factuurprogramma kun je dit omzetten in een factuur voor je opdrachtgever. Dit bespaart veel tijd.

Meestal kun je op de facturen je eigen bedrijfslogo toevoegen. Online factureren is op deze manier erg eenvoudig en tijdbesparend. Vindt je dit belangrijk? Kies dan een aanbieder die hier een gebruiksvriendelijke manier voor heeft ontwikkeld.

Debiteurenbeheer organiseren

Afhankelijk van de applicaties in je programma bieden sommige aanbieders ook de mogelijkheid om vanuit je programma het debiteurenbeheer te organiseren. Je kunt dan bijvoorbeeld betalingsherinneringen direct vanuit je boekhoudprogramma sturen.


Wat zijn handige uitbreidingen voor mijn bedrijf?

De eerste uitbreiding die van pas komt, is dus je boekhoudprogramma uitbreiden met facturatie software. Als je bijvoorbeeld als fotograaf of hovenier werkt, werkt het prettig als je declarabele uren en kilometers direct kunt verwerken in je administratie. Hierdoor kun je snel en eenvoudig facturen sturen.

Uitbreidingen boekhouding software

Afhankelijk van je bedrijf kun je soms ook reserveringen of afspraken verwerken in je boekhoudprogramma. Dat bespaart veel tijd als je bijvoorbeeld huisarts bent, als bloemist of in de acupunctuur werkt, of een hotel hebt.

Als je een eenmanszaak hebt en zelfstandig als kapper werkt, wil je ook dat je administratie piekfijn in orde is.

Je kunt je dagelijkse inkomsten verwerken en de facturen voor bijvoorbeeld haarverzorgingsproducten en huisvestingskosten voor je kapsalon gemakkelijk inboeken.

Maar ook als je bijvoorbeeld gastouder bent, zijn er voordelen aan het gebruik van een boekhoudprogramma.

Als je voor jezelf werkt en drie of vier dagen per week kinderen opvangt, werk je een flink aantal uren per week. Je komt dan gauw aan de eis van de belastingdienst van 1225 gewerkte uren per jaar. Hierdoor kom je in aanmerking voor ondernemersaftrek.

Dit alles maakt het al gauw aantrekkelijk om jezelf in te schrijven als ondernemer. Het boekhoudprogramma is een goede hulp om je gewerkte uren als ondernemer inzichtelijk te krijgen.

Afwijkende BTW

Bij een autobedrijf, maar ook bij andere bedrijven in de automotive industrie kan het voorkomen dat er afwijkende regels gelden rondom de berekening van BTW. Sommige boekhoudprogramma’s zijn hier speciaal op ingericht, zodat je ook de marge-regeling kunt verwerken. Dit kun je terugvinden in de zoekfunctie van de aanbieder.

Niet alleen bedrijven, maar ook verenigingen maken vaak gebruik van boekhoudsoftware. Een aantal programma’s bevatten functies waarmee ook direct de ledenadministratie verwerkt worden. Bij verenigingen wordt voor het lidmaatschap meestal geen BTW berekend.

Uitbreidingen administratiesoftware op een rij

Het is dus slim om niet alleen naar de laagste maandelijkse kosten van een boekhoudpakket te kijken, maar ook naar de mogelijkheden. Buiten de financiële administratie zijn er vaak mogelijkheden om de administratiesoftware uit te breiden.

Boekhoudprogramma voor starters

Afhankelijk van het type onderneming kun je denken aan:

  • Urenregistratie
  • Kilometers en rittenregistratie
  • Voorraadadministratie
  • Offertes maken
  • Facturen maken
  • Debiteurenbeheer
  • CRM (klantregistratie-systeem)

TIP: Op de websites van de door ons vergeleken aanbieders staan meestal een demo van de software, zodat je kunt zien hoe het programma er uit ziet.

Wat moet je nog meer bijhouden als ondernemer?

De fiscus stelt eisen aan de administratie voor ondernemers. Buiten de financiële administratie is het belangrijk dat je ook als freelancer of zzp’er je agenda’s en afsprakenboeken bewaart.

Ook alle correspondentie rondom zakelijke overeenkomsten en contracten vormen een onderdeel van je administratie. Op de website van de belastingdienst vind je hier meer informatie over.

Als ondernemer kun je veel zelf doen, toch is het verstandig de jaarlijks verschuldigde inkomstenbelasting door de accountant te laten berekenen. Hij kan dan ook de aftrekposten voor zelfstandig ondernemers voor je verrekenen.

Een goede boekhouder of accountant verdient zijn kosten altijd terug.

Wat is het verschil tussen enkelvoudig en dubbel boekhouden?

Bij de meeste bedrijven wordt er nog maar weinig met contant geld gewerkt. Toch is het bijhouden van een kasboek voor de belastingdienst nog steeds verplicht.

In de detailhandel en horeca wordt er nog veel met contant geld betaald. Vroeger kozen veel ondernemers daarom voor een enkelvoudige MKB boekhouding. Hierin werden vanuit het kasboek alle inkomsten en uitgaven bijgehouden.

Eén keer per jaar werd er door de boekhouder een verlies- en winstrekening en een balans gemaakt. Tegenwoordig wordt er voornamelijk vanuit facturatie gewerkt. Bij een boekhoudprogramma worden alle inkomsten en uitgaven eerst op een aparte grootboekrekening geboekt. Dit noemt men dubbel boekhouden.

Het voordeel hiervan is dat de administratie veel overzichtelijker wordt. Dit komt doordat de inkoop en verkoop van elkaar gescheiden zijn. Afschrijvingen, investeringen en de Btw-aangifte kunnen dan eenvoudig opgevraagd worden.

Waar moet ik op letten als mijn bedrijf groeit?

Boekhouding en groei bedrijfAls je een online boekhoudprogramma wilt aanvragen voor een kleine BV, is dit vaak wat uitgebreider.

Buiten een facturatieprogramma zoek je dan misschien een pakket, dat inclusief salarisadministratie is. Maar bij een BV kun je de administratie ook niet helemaal zelf doen. Een jaarlijkse accountantsverklaring is verplicht.

Daarnaast is het verplicht voor Bv’s om met een jaarrekening te werken. Deze wordt gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel, zodat deze door bijvoorbeeld leveranciers of klanten kan worden opgevraagd in het Handelsregister.

Grote bedrijven werken vaak met een nog uitgebreider pakket. Hierin kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd werken en zijn er meer functionaliteiten. Bij dit soort programma’s kunnen ook rapportages worden gemaakt.

Zeker als je belang hecht aan een gedetailleerde administratie is het handiger om een programma met meer applicaties te kiezen. Als je bijvoorbeeld een groothandel hebt speelt de voorraadadministratie een belangrijke rol binnen je bedrijf. Je kiest dan voor een programma met voorraadbeheer.

Hoe werkt het met begroten en plannen?

Bij een bouwbedrijf of installatiebedrijf is de administratie vaak uitgebreid. Er moeten planningen en begrotingen worden gemaakt.

De kosten van een project moeten goed bewaakt worden, zeker als er een zakelijke lening is afgesloten. Het is prettig om dan te werken met uitgebreide boekhoudsoftware, zodat je als ondernemer op tijd kunt bijsturen.

Het maken van een gespecificeerde offerte vraagt veel voorbereiding. Calculeren van benodigde tijd en materialen is een tijdrovende aangelegenheid. Het is prettig als je boekhoudsoftware hierin kan ondersteunen.

Welk programma is voor mij het beste?

Urenregistratie in administratieprogramma

Neem vooral de tijd om je in de aanbieders te verdiepen om een juiste keuze te kunnen maken.

In het overzicht staan de belangrijkste punten vermeld van de meest gebruikte pakketten. Welke boekhoudsoftware het beste is, hangt af van de grootte en type van een onderneming.

Kies altijd een aanbieder die niet alleen goed past bij de invulling van jouw bedrijf, maar ook bij jouw ambities voor de langere termijn.


Boekhoudprogramma’s
5 (100%) 1 vote
Ben je er nog niet helemaal uit? Vergelijk hier zelf meer partijen en maak een weloverwogen keuze.