Geheimhoudingsverklaring

Hier lees je alles over de geheimhoudingsverklaring. Wat het precies is en hoe en waar je deze zelf kunt opstellen.

Weet je voldoende en wil je direct starten met het opstellen en downloaden van het document, kies dan hier (via onze partner Juridox) voor een geheimhoudingsovereenkomst in het Nederlands of Engels.

Sommige bedrijven maken gebruik van een geheimhoudingsverklaring. Het is een overeenkomst tussen de werknemer en werkgever waarbij er wordt afgesproken om vertrouwelijke informatie geheim te houden. Geheimhoudingsverklaringen komen in veel bedrijfstakken voor.

Zo kan het document bijvoorbeeld dienen voor de bescherming van een project of concept. In dergelijke verklaringen worden vaak zaken als een boetebeding en schadevergoeding opgenomen. Daarom staan veel ondernemers voor de vraag: tekenen of niet?

Wat & waarom een geheimhoudingsverklaring?

Met een geheimhoudingsverklaring wordt een arbeidsovereenkomst opgesteld waarin de bescherming van uitwisseling van vertrouwelijke informatie zoals bijvoorbeeld bedrijfsgegevens wordt vastgelegd. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een standaard geheimhoudingsverklaring.

Het is ook mogelijk zelf een op te stellen. Een eenvoudige geheimhoudingsverklaring is meestal al voldoende. Een dergelijke verklaring kan bijvoorbeeld van pas komen wanneer men een nieuw concept of idee voorlegt aan een investeerder, of als er boekenonderzoek plaats vindt.

Een geheimhoudingsverklaring kan ook worden opgesteld voor een idee waarvoor binnenkort een octrooi wordt aangevraagd om zo het intellectueel eigendom te beschermen.

Een geheimhoudingsverklaring is een wederzijdse en wederkerige overeenkomst. Het komt vaak voor in de fusie- en overnamepraktijk. Maar ook in andere gevallen kan een dergelijke verklaring worden gebruikt. Bijvoorbeeld in de zorg. Er is dan sprake van een samenwerking waarbij persoonsgegevens betrokken zijn.

Een goede geheimhoudingsverklaring voldoet net als algemene voorwaarden aan de AVG. Op het internet is vaak wel een voorbeeld of template te vinden. Een dergelijk document is niet verplicht om op te stellen.

Wat staat er in een geheimhoudingsovereenkomst?

Een geheimhoudingsverklaring wordt in het Engels ook wel een Non Disclosure Agreement of NDA genoemd. Het is een geheimhoudingsovereenkomst waarin bijvoorbeeld afspraken staan vermeld over informatieverschaffing.

Voorbeeld inhoud geheimhoudingsverklaring

Het is uiteraard niet verplicht om deze overeenkomst te ondertekenen, al is het dan mogelijk dat de partner dan besluit niet samen te werken.

Een simpele geheimhoudingsverklaring aan de hand van een model kan al voldoende zijn. In een goede geheimhoudingsverklaring staan tenminste de verplichtingen omtrent het geheim van de opdrachtnemer vermeld. Zo’n document wordt vaak gebruik bij bijvoorbeeld de ontwikkeling van software.

In dit document staat ook vermeld hoe lang de overeenkomst duurt en wordt vaak een boeteclausule opgenomen. Beide partijen stemmen dan toe om een boete te betalen als de overeenkomst geschonden wordt.

Bij het inhuren van personeel of een stagiair kan de overeenkomst ook gebruikt worden. Ook een uitzendkracht kunnen ermee te maken krijgen.

De geheimhoudingsovereenkomst is een juridisch document en komt vaak voor in de ICT, maar ook bij andere bedrijfstakken, zoals bijvoorbeeld:

  • een stichting;
  • banken;
  • sportvereniging;
  • schoonmaakbedrijf;
  • politie
  • franchise
  • advocaat
  • makelaar
  • in de kinderopvang
  • of als er medische gegevens in het spel zijn zoals bij bijvoorbeeld het ziekenhuis of apotheek

Geldigheidsduur

In een geheimhoudingsovereenkomst staat in iedere geval de reikwijdte en geldigheidsduur van de overeenkomst opgenomen. Dit wordt ook wel een termijn of looptijd genoemd. Op die manier is voor beide partijen helder hoe lang de overeenkomst precies duurt.

Het is volgens het burgerlijk wetboek niet verplicht om met zo’n overeenkomst te werken. Het is als opdrachtgever niet verplicht dit document op te stellen. Als opdrachtnemer is het niet verplicht dit document te ondertekenen. Er wordt enkel een overeenkomst gesloten als men tweezijdig overeenstemming bereikt.

Werknemers en/of zelfstandigen

Werknemer en geheimhoudingsplichtNiet alleen werknemers kunnen met een geheimhoudingsplicht te maken krijgen. Zelfstandigen kunnen een relatie starten met een bedrijf dat hun informatie graag geheimhoudt.

Het schenden van de overeenkomst kan grote (financiële) gevolgen hebben. Lees het contract daarom altijd goed door. Het intrekken van de overeenkomst is enkel mogelijk als beide partijen besluiten tot het opzeggen van de overeenkomst.

Bedrijfsovername en partnerships

Een geheimhoudingsverklaring wordt ook vaak gebruikt bij een overname. In dat geval wordt de overeenkomst bij grote bedrijven eerst voorgelegd aan de ondernemingsraad, na dat een account dit document heeft opgesteld.


Met name bij boekenonderzoeken worden potentiële investeerders gevraagd eerst de overeenkomst te ondertekenen. Due dilligence onderzoek aan derden is immers een kwetsbaar moment. Daarom laten sommige bedrijven de overeenkomst rechtsgeldig maken bij een notaris.

Tijdens dit proces worden alle zakelijke rekeningen en zakelijke leningen bekeken. Iets wat absoluut niet achteraf met derden gedeeld mag worden.

Projecten

Bij projecten waar met geheime data wordt gewerkt, zoals bij wetenschappelijk onderzoek, kan men ook een geheimhoudingsverklaring gebruiken. Dit is zelfs al mogelijk bij de sollicitatie.

Per definitie wordt er dan verklaard dat de werknemer de bedrijfsgeheimen niet zal uitlekken. Bij ontslag uit wanneer men uit dienst treedt, blijft de overeenkomst vaak nog geldig, zodat voormalig werknemers niet alsnog kwetsbare gegevens kunnen delen.

Eenzijdige of meerzijdige verklaring?

Bij een eenzijdige verklaring ondertekent de opdrachtnemer of werknemer dat hij bepaalde bedrijfsgeheimen geheimhoudt. Maar het is ook mogelijk dat het bedrijf zelf ook bepaalde gegevens over bijvoorbeeld de opdrachtnemer geheimhoudt. Daarbij kan gedacht worden aan zaken als het salaris van de freelancer of ambtenaar.

Een meerzijdige verklaring tussen bedrijven komt bovendien vaak voor. Uiteraard moeten dergelijke verklaringen wel voldoende wettelijk onderbouwd zijn. Daarom is het mogelijk deze verklaringen aan de hand van een audit te laten bekijken door een externe partij.

Wie ondertekent de geheimhoudingsverklaring?

Doorgaans is het alleen de onderaannemer, freelancer of werknemer die de geheimhoudingsverklaring ondertekent.

Bij een overeenkomst tussen bedrijven tekenen beide partijen de overeenkomst. Het is immers mogelijk dat beide bedrijven informatie uitwisselen waarvan zij vinden dat deze niet in de publieke ruimte thuishoort.

Wat te doen bij schending?

Helaas houdt niet iedereen zich altijd aan de overeenkomst. Als de geheimhoudingsverklaring wordt geschonden, is er sprake van een onrechtmatige daad. In veel gevallen moet de overtredende partij een boete betalen. De hoogte van de boete wordt vaak opgenomen in het boetebeding.

Boetebeding

Bij een boetebeding wordt er een bedrag afgesproken dat de overtredende partij moet betalen aan de partij waarmee de overeenkomst is afgesloten.

Bij het boetebeding wordt vaak een afspraak opgenomen dat de overeenkomst daarna wordt ontbonden, maar dat kan enkel als dit beding onderdeel uitmaakt van het boetebeding. Een boetebeding heeft vaak de voorkeur, omdat de hoogte van de boete dan direct vaststaat.

Schadevergoeding

Er kan ook gekozen worden voor een schadevergoeding. Het is echter moeilijk om de hoogte van de schadevergoeding vast te stellen.

Wanneer het tot een rechtszaak komt, is het lastig het schadebedrag precies vast te stellen. Een boetebeding is daarom meer vanzelfsprekend. Zorg ervoor dat er in de overeenkomst een keuze is tussen beide mogelijkheden.

Waar stel ik een geheimhoudingsverklaring op?

De kosten van het opstellen van een geheimhoudingsverklaring kunnen behoorlijk uiteenlopen. Op zakelijk vlak kan men ervoor kiezen een adviseur in te schakelen.

Er zijn ook formats online te vinden, waarin ook de minimale eisen van een goede verklaring zijn opgenomen. Deze kan gebruikt worden in bijvoorbeeld een start-up. Uiteraard heeft men te maken met wetgeving, waardoor het raadzaam is dit document te laten toetsen door een derde partij.

Zorg ervoor dat men de verklaring opstelt alvorens de werkzaamheden te starten. Een geheimhoudingsverklaring kan nooit achteraf ondertekend worden, waardoor deze niet met terugwerkende kracht kan worden ingevoerd.

Getekende geheimhoudingsovereenkomst

Stap 1: het gewenste document

Kies ten eerste de kernpunten van de geheimhoudingsverklaring. Gaat het om een handelstransactie, een evaluatie of een voortraject van een samenwerking? Er zijn immers verschillende redenen om een geheimhoudingsverklaring op te stellen.

Vul eigen zakelijke informatie in

In de volgende stap kan men bedrijfsgegevens en overige zakelijke informatie invullen. Bijvoorbeeld of het om een bedrijf of een natuurlijk persoon gaat. Waar zijn de partijen gevestigd? En hebben beide partijen bijvoorbeeld een handelsregistratienummer?

Deze details zijn belangrijk om het document rechtsgeldig te maken.

Stap 2: Download jouw document

Vervolgens komt na betaling de download beschikbaar. Het document is volledig afgestemd op de wensen van de aanvrager. Het document komt doorgaans al binnen tien minuten beschikbaar. De kosten van een geheimhoudingsverklaring liggen tussen de 40 en 50 euro per verklaring.

Geheimhoudingsverklaring
Waardeer dit artikel
Ben je er nog niet helemaal uit? Vergelijk hier zelf meer partijen en maak een weloverwogen keuze.